Tietosuoja

Tässä tietosuojaselosteessa informoimme henkilötietojen käsittelystä yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

Varusmiesliitto ry
Döbelninkatu 2, 00260 Helsinki

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
toimisto@varusmiesliitto.fi

Mikä on henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus?

Käsittelemme, keräämme ja säilytämme henkilötietoja ennalta määriteltyihin laillisiin tarkoituksiin. Varmistamme, että käsittely perustuu aina lakiin ja noudattaa tietosuojaperiaatteita. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, perusteet ja säilytysajat on esitetty jäljempänä.

Jäsenrekisterin ylläpito ja jäsenpalvelut. Varusmiesliitto on yhdistyslain mukainen rekisteröity yhdistys, jolla on lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenluetteloa. Käsittelemme jäsentemme henkilötietoja jäsenyyden hallinnoimiseksi, jäsenmaksujen laskuttamiseksi, jäsenetujen tarjoamiseksi sekä yhdistyksen sääntömääräisen toiminnan toteuttamiseksi. Käsittelyn oikeusperustana on yhdistyslain 11 §:n mukainen lakisääteinen velvoite sekä oikeutettu etumme jäsensuhteen hoitamisessa. Koska käsittely perustuu osittain oikeutettuun etuun, jäsenellä on oikeus vastustaa käsittelyä. Tietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan ja kaksi vuotta jäsenyyden päättymisestä. Yhdistyslain edellyttämiä jäsenluettelotietoja säilytetään yhdistyksen sääntöjen mukaisesti.

Kirjanpito, laskutus ja saatavien perintä. Käsittelemme henkilötietoja kirjanpito- ja verotusvelvoitteiden täyttämiseksi, jäsenmaksujen ja muiden maksujen laskuttamiseksi sekä tarvittaessa maksamattomien saatavien perimiseksi. Käsittelyn oikeusperustana on kirjanpitolain (1336/1997) mukainen lakisääteinen velvoite sekä sopimuksen täytäntöönpano. Kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta tilikauden päättymisestä ja tilinpäätösasiakirjoja kymmenen vuotta.

Edunvalvonta, vaikuttamistoiminta ja sidosryhmäyhteistyö. Varusmiesliitto ajaa varusmiesten ja reserviläisten etuja vaikuttamalla lainsäädäntöön, puolustushallintoon ja muihin yhteiskunnallisiin päätöksentekijöihin. Käsittelemme päättäjien, virkamiesten, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien yhteyshenkilöiden tietoja edunvalvontatyön, yhteydenpidon ja yhdistyksen päivittäisen hallinnon toteuttamiseksi. Käsittelyn oikeusperustana on oikeutettu etumme yhdistyksen sääntömääräisen tehtävän toteuttamisessa. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä. Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii relevantin organisaation edustajana, ja enintään kaksi vuotta tämän jälkeen.

Verkkosivuston toimivuus ja tietoturva. Kun käytät verkkosivustoamme, keräämme sellaisia teknisiä tietoja, joita selaimesi ja päätelaitteesi välittävät palvelimillemme. Käsittelemme näitä tietoja sivuston näyttämistä, toimivuuden varmistamista ja tietoturvan ylläpitämistä varten. Käsittelyn oikeusperustana on oikeutettu etumme, joka koskee verkko- ja tietoturvan varmistamista. Sivuston käyttäjällä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Teknisiä lokitietoja säilytetään enintään 90 päivää, ellei tietoturvatapahtuman selvittäminen edellytä pidempää säilytystä.

Verkkosivuston analytiikka. Keräämme verkkosivustollamme tietoa sivuston käytöstä ymmärtääksemme, miten kävijät käyttävät sivustoamme, ja kehittääksemme sitä paremmaksi. Evästeiden ja vastaavien seurantateknologioiden käyttö perustuu suostumukseesi, jonka voit antaa tai evätä sivustollamme olevan evästebannerin kautta. Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Raakatietoja säilytetään enintään 12 kuukautta ja aggregoituja, anonymisoituja tilastotietoja rajoituksetta.

Markkinointi ja viestintä sosiaalisessa mediassa. Hyödynnämme sosiaalisen median alustoja tavoittaaksemme potentiaalisia jäseniä ja kertoaksemme toiminnastamme. Yleisen markkinointiviestinnän osalta käsittelyn oikeusperustana on oikeutettu etumme yhdistyksen tunnettuuden ja jäsenhankinnan edistämisessä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä. Siltä osin kuin markkinoinnissa hyödynnetään kohdentamiseen tarkoitettuja seurantateknologioita, käsittely perustuu suostumukseesi, jonka voit milloin tahansa peruuttaa.

Mitä tietoja keräämme?

Keräämme rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käsittelytarkoituksia varten. Pääasiassa saamme henkilötiedot rekisteröidyltä itseltään jäseneksi liittymisen, yhteydenoton tai verkkosivuston käytön yhteydessä. Sidosryhmien yhteyshenkilöiden tietoja voimme saada myös julkisista lähteistä.

Käsittelemme jäsenistä ja muista rekisteröidyistä tilanteesta riippuen seuraavia henkilötietoja:

• nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite)
• syntymäaika
• jäsenlaji ja jäsenyyden kesto
• palvelusaikaan ja -paikkaan liittyvät tiedot
• jäsenmaksu- ja laskutustiedot
• mahdolliset luottamustehtävät yhdistyksessä
• sidosryhmien yhteyshenkilöiden nimi, asema, organisaatio ja yhteystiedot
• verkkosivuston käyttäjän tekniset tunnistetiedot (IP-osoite, laite- ja selaintiedot, evästetunnisteet)

Tietojen antaminen on pääsääntöisesti vapaaehtoista. Jäsenyyden ylläpitäminen, laskutus ja yhdistyslain mukainen jäsenluettelo edellyttävät kuitenkin tiettyjen henkilötietojen käsittelyä.

Siirrämmekö henkilötietoja kolmansiin maihin?

Käytämme palveluiden toteuttamisessa palveluntarjoajia, joiden palvelimet tai emoyhtiöt saattavat sijaita EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa varmistamme, että tietojen siirrolle on asianmukainen suojamekanismi, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa käytettävistä suojamekanismeista ottamalla meihin yhteyttä.

Miten pidämme henkilötietosi turvassa?

Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen saavuttamiseksi, mukaan lukien salaustekniikat, asianmukainen pääsynhallinta, tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden ohjeistaminen.

Palveluidemme toteuttamisessa voimme käyttää luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Mitkä ovat oikeutesi?

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin
• vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojesi poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
• vastustaa tietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä alla olevin yhteystiedoin. Tarvittaessa voimme pyytää sinua todentamaan henkilöllisyytesi.

Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).

Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme verkkosivustollamme. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti.